El día 28 de octubre de 2021, se publicó en el Diario Oficial el decreto supremo N° 37 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que aprueba el reglamento de la ley N° 21.327 (Ley de Modernización de la DT), que determina los datos y documentación que los empleadores deberán mantener obligatoriamente en el registro electrónico laboral de la Dirección del Trabajo, al cual los empleadores accederán por medio del sitio electrónico de la DT.
El presente reglamento distingue entre datos y documentación que obligatoria y voluntariamente deba o pueda ser registrada, conforme a lo siguiente:
1. Datos o documentos que obligatoriamente deben ser registrados:
a. Contrato de Trabajo, plazo para registro 15 días desde su suscripción. Obligación a partir del 1 de octubre de 2021 (Los Contratos de Trabajo suscritos con anterioridad al 1 de octubre de 2021, deben ser registrados hasta el 30 de abril de 2022).
b. Modificaciones al contrato de trabajo (Anexos), plazo para registro 15 días desde su suscripción. Obligación a partir del 28 de diciembre de 2021.
c. Terminaciones del contrato de trabajo. Se deberá registrar las terminaciones de los contratos de trabajo, cualquiera sea su causal, incorporando, al menos, la siguiente información; las partes firmantes, la fecha de inicio/término de la relación laboral y la causal de la misma. Dentro de los 3, 6 o 10 días siguientes a la terminación según la causal que se trate. A partir del 28 de diciembre de 2021.
d. Libro de remuneraciones electrónico. El registro es mensualmente, dentro de los primero 15 días del mes siguiente al pago. A partir del 28 de octubre de 2021.
e. Comité Paritario de Higiene y Seguridad. Debiendo incorporarse el nombre de los miembros del Comité y el acta de elección de los representantes de los trabajadores. Plazo 15 días siguientes a la elección de los representantes. A partir del 28 de mayo de 2022.
f. Comité Bipartito de Capacitación. Debiendo incorporarse la fecha de su constitución y el nombre de sus integrantes. Plazo 15 días siguientes a la constitución del Comité. A partir del 28 de mayo de 2022.
g. Reglamento interno de orden, higiene y seguridad. Debiendo incorporarse su versión escaneada y, entre otros, registrarse su fecha de su comunicación a los trabajadores y la forma en que este fue difundido. Plazo 5 días siguientes al inicio de su vigencia. A partir del 28 de diciembre de 2021.
h. Pactos especiales de condiciones de trabajo, suscritos con sindicatos. Plazo 5 días siguientes a la suscripción del pacto. A partir del 28 de noviembre de 2022.
i. Sanciones en contra de trabajadores. Debiendo registrarse, la individualización de las partes, la fecha y tipo de medida aplicada. Plazo 15 días siguientes a la adopción de la sanción. A partir del 28 de noviembre de 2022.
j. Instrumentos colectivos de trabajo. Plazo 5 días siguientes a su suscripción. A partir del 28 de junio de 2023.
k. Registro de asistencia, feriados, licencias y permisos del Trabajador. Debiendo registrase: En caso de registro de asistencia, el detalle respectivo por mes calendario; En caso de feriado, licencia médica y permisos, el período de no prestación de servicios y que lo motivó y En caso de licencia médica, la constancia de la tramitación de la misma ante la entidad de salud correspondiente. Plazo 15 días siguientes desde que culmina el hecho que motiva su registro. A partir del 28 de junio de 2023.
2. Datos o documentos que voluntariamente pueden ser registrados:
a. Finiquito laboral. plazo preferentemente dentro de los 15 días siguientes a su suscripción. A partir del 28 de noviembre de 2022.
b. Sentencia judicial que declara la existencia de empleador único (Multirut). No hay plazo. A partir del 28 de julio de 2022.
c. También integran esta categoría aquellos documentos señalados en el N° 1, que conforme a la legislación no sean obligatorios para un determinado empleador, por ejemplo, para empresas con menos de 15 trabajadores, la constitución del Comité Bipartito de Capacitación.
3. Utilidad del registro: La información contenida en el registro será utilizada por la DT para: El ejercicio de sus facultades, tales como fiscalización, conciliaciones, mediaciones y ratificación de finiquitos. Para fines estadísticos, de estudios y difusión que ésta efectúe. A requerimiento de los tribunales de justicia, la DT deberá proporcionar esta información.
*Esta Alerta fue preparada por Montt Group SpA., solo para fines educativos e informativos y no constituye asesoría legal.